Nhập lead theo lô

Mở tại: CRM → Nhập lead → Nhập lead mới. Dùng luồng này khi nhận danh sách từ hội chợ, chiến dịch hoặc đối tác và muốn theo dõi kết quả từng dòng.

Bạn cần quyền nhập lead; quyền quản lý nhãn và hoàn tác có thể được cấp riêng. Nếu không thấy menu hoặc lệnh, nhờ quản lý kiểm tra quyền CRM của bạn trong công ty đang chọn.

Ảnh dưới đây chụp từ mock CRM, dùng dữ liệu minh họa và có khung đỏ đánh số. Bấm ảnh để mở kích thước đầy đủ. Tên một số nút và cách bố trí có thể khác bản đang dùng; các bước và giới hạn dưới đây được đối chiếu với chức năng CRM mới.

1. Chuẩn bị và chọn dữ liệu#

1. Chuẩn bị một bảng có tên khách và ít nhất một cách liên hệ: điện thoại hoặc email. Giữ số điện thoại ở dạng văn bản để không mất số 0 đầu.
2. Chọn file hoặc dán bảng tính, đặt tên lô dễ nhận biết, chẳng hạn Hội chợ tháng 10 — ngày 1. Chọn Dòng đầu là tên cột nếu bảng có hàng tiêu đề.
3. Bấm Tiếp tục. Nếu file Excel có nhiều trang tính, chọn đúng trang và bấm Đọc trang tính.

Giới hạn mỗi lần nhập: 10 MB, 20.000 dòng dữ liệu, 64 cột, tối đa 8.000 ký tự mỗi ô. Dùng CSV, TSV hoặc XLSX; PDF, ảnh và định dạng XLS cũ không được nhận. Nếu vượt giới hạn, chia thành các file nhỏ có tên và phạm vi rõ ràng.

Có thể chuẩn bị thêm cột nhu cầu/ghi chú, nguồn, kênh, chiến dịch, nhãn hồ sơ và nhãn khách hàng. Không cần đổi thứ tự cột trước khi nhập.

2. Ghép cột và đối chiếu nhãn#

Ở Ghép cột, chọn trường CRM tương ứng cho từng cột. Kiểm tra kỹ điện thoại và email, nhất là khi file có nhiều cột liên hệ. Cột không dùng thì chọn Bỏ qua.

• Nhãn hồ sơ mô tả lần tư vấn hoặc nhu cầu bán hàng, ví dụ “Quan tâm chống nắng”.
• Nhãn khách hàng mô tả khách dùng chung, ví dụ “Da dầu”. Hai loại nhãn có phạm vi khác nhau; không ghép nhầm.
• Với cột nhãn, xem các giá trị được nhận diện và ghép về nhãn có sẵn. Chọn tạo tên mới khi cần và khi có quyền; nếu không dùng giá trị đó thì bỏ qua.
• Tên được so sau khi bỏ khác biệt hoa/thường, dấu và khoảng trắng. Tìm nhãn có sẵn trước khi tạo tên gần giống.

Sau khi đổi cột, bấm Cập nhật ghép cột để đọc lại các giá trị rồi đi tiếp. Nhãn mới ở bước này là lựa chọn cho lô; chỉ được tạo vào danh mục khi bạn bắt đầu nhập. Mỗi lô tạo tối đa 20 nhãn hồ sơ mới và 20 nhãn khách hàng mới.

3. Đặt quy tắc cho lô#

Chọn Lead nếu chưa rõ nhu cầu, hoặc Cơ hội nếu đã xác nhận nhu cầu mua. Nguồn, kênh và chiến dịch mặc định chỉ bổ sung khi ô tương ứng trong file trống.

Phân công#

Lựa chọn	Cách dùng
Theo quy tắc phân công	Dùng quy tắc và cách chia việc hiện tại của CRM. Kiểm tra bảng chia việc dự kiến trước khi bắt đầu.
Phân công trong một đội	Chọn đội; hệ thống chia theo cấu hình của đội, không mặc định mọi đội đều chia đều.
Giao hết cho một người	Chọn người chịu trách nhiệm cho các hồ sơ mới của lô.
Chưa phân công	Để quản lý giao sau. Đừng bỏ quên nhóm hồ sơ này sau khi nhập.

Hồ sơ có sẵn được ghi thêm thông tin vẫn giữ người phụ trách cũ.

Khách đã có hồ sơ mở#

Lựa chọn	Kết quả
Ghi thêm ghi chú và nhãn, giữ người phụ trách	Bổ sung vào hồ sơ phù hợp mà bạn có quyền sửa; giữ nhãn và người phụ trách hiện có.
Bỏ qua dòng	Không thêm hồ sơ từ dòng đó. Kết quả của dòng vẫn được ghi lại trong lô.
Tạo hồ sơ mới, liên kết khách đã có	Tạo một nhu cầu bán hàng riêng và dùng lại khách đã có. Chỉ chọn khi đó thực sự là nhu cầu khác.

Nếu hệ thống báo hồ sơ ngoài phạm vi quyền, nhờ người có quyền xử lý; không sửa số điện thoại để né kiểm tra trùng.

Nhãn và việc đầu tiên#

• Chọn Nhãn cho cả lô để tìm lại nhóm hồ sơ sau này. Nhãn của lô và nhãn từ từng dòng được cộng với nhãn đang có; tối đa 10 nhãn trên một hồ sơ.
• Cần tên mới thì nhập ở Tạo nhãn mới và bấm Thêm. Tên được chọn ngay cho lô, nhưng chưa tạo vào danh mục cho đến lúc bắt đầu nhập.
• Bật Tạo việc liên hệ, rồi chọn hạn Trong 2 giờ, Hôm nay hoặc Ngày mai. Mốc hai giờ được tính từ lúc bắt đầu lô; không tự loại trừ thời gian ngoài giờ làm việc. Các hạn theo ngày dùng múi giờ công ty.

Nhập lead không gửi tin nhắn và không tự ghi nhận khách đã đồng ý liên hệ. Việc gửi báo giá hoặc tiếp thị vẫn tuân theo quyền và trạng thái liên hệ của khách.

4. Kiểm tra rồi bắt đầu nhập#

Đối chiếu ba việc trước khi bắt đầu:

1. Kết quả dự kiến: bao nhiêu khách/hồ sơ mới, bao nhiêu hồ sơ dùng khách có sẵn, ghi vào hồ sơ mở, bỏ qua hoặc lỗi.
2. Thiết lập: đúng công ty, nguồn, nhãn, người/đội nhận và hạn việc đầu tiên.
3. Dòng cụ thể: kiểm tra một vài khách, nhất là dòng trùng, nhãn mới và dòng lỗi. Bấm số đếm để xem nhóm tương ứng khi màn hình có liên kết.

Xem trước chưa tạo hồ sơ bán hàng. Nếu cần đổi lựa chọn, quay lại bước trước rồi Kiểm tra lần nữa. Khi đã đúng, bấm Bắt đầu nhập một lần.

Theo dõi, dừng và tiếp tục#

Trang chi tiết lô giữ tiến độ và kết quả từng dòng. Bạn có thể quay lại từ CRM → Nhập lead để xem tiếp.

Trạng thái	Việc cần làm
Bản nháp	Hoàn tất ghép cột và quy tắc.
Sẵn sàng	Đã có kết quả xem trước; chưa bắt đầu ghi hồ sơ.
Đang chạy	Theo dõi tiến độ. Cần ngừng thì dùng Dừng; các dòng đã ghi vẫn còn.
Đã dừng	Kiểm tra nguyên nhân và quyền trước khi Tiếp tục. Không cần nhập lại cả file.
Hoàn tất	Mở các hồ sơ của lô để bắt đầu liên hệ.
Hoàn tất, có dòng lỗi	Tải dòng lỗi, sửa nguyên nhân và nhập phần đã sửa thành lô mới.
Đã hoàn tác	Đọc kết quả hoàn tác để biết hồ sơ nào được giữ lại.

Mỗi dòng cho biết dữ liệu gốc, dữ liệu đã chuẩn hóa, kết quả và hồ sơ liên quan trong phạm vi quyền của bạn. Nếu kết nối bị ngắt sau khi bắt đầu, mở lại lô hiện có để kiểm tra trước khi tạo lô khác.

Hoàn tác trong 72 giờ#

Người có quyền hoàn tác có thể dùng Hoàn tác trong chi tiết lô, trong 72 giờ kể từ lúc bắt đầu nhập, khi lô đã hoàn tất hoặc đã dừng. Đọc nội dung xác nhận trước khi thực hiện.

• Hồ sơ mới do lô tạo và chưa được làm việc tiếp có thể được lưu trữ.
• Hồ sơ hoặc việc đã được sửa sau khi nhập được giữ lại. Việc liên hệ chưa bị thay đổi có thể bị hủy.
• Các liên kết nhãn do lô thêm được xét riêng; nhãn có từ trước được giữ.
• Khách hàng dùng chung không bị xóa. Hoàn tác không phải nút đưa toàn bộ CRM trở về thời điểm trước khi nhập.

Sau hoàn tác, đọc kết quả những dòng được giữ lại và giao người xử lý tiếp nếu cần. Hết 72 giờ thì quản lý kiểm tra từng hồ sơ thay vì cố nhập lại để đảo ngược lô.

Khi gặp lỗi#

Tình huống	Cách xử lý
Không đọc được file	Kiểm tra định dạng, kích thước và trang tính; lưu lại dạng XLSX hoặc CSV/TSV rồi thử lại.
Điện thoại/email sai hoặc thiếu	Đối chiếu dữ liệu gốc, sửa cách liên hệ; không điền số giả để qua kiểm tra.
Nhãn trùng tên hoặc quá giới hạn	Dùng nhãn có sẵn; bỏ giá trị không cần thiết hoặc nhờ quản lý chuẩn hóa danh mục.
Quyền thay đổi hoặc không còn người nhận phù hợp	Nhờ quản lý kiểm tra công ty, quyền nhập và thành viên đội; mở lô hiện có để xem kết quả trước khi tiếp tục.
Dữ liệu đã thay đổi sau lần xem trước	Tải lại, đối chiếu và kiểm tra lại; không lặp thao tác trên bản cũ.

Đọc tiếp Quản lý nhãn hồ sơ và Tiếp nhận, phân công lead.