Quản lý nhãn hồ sơ

Mở tại: Cấu hình (bánh răng cuối thanh ứng dụng) → CRM → Nhãn hồ sơ. Từ đây chọn Hồ sơ theo nhãn để tìm và đổi nhãn trên các hồ sơ bán hàng.

Nhãn hồ sơ mô tả một lần tư vấn hoặc một nhu cầu bán hàng, ví dụ Quan tâm chống nắng, Xin mẫu thử, Hội chợ tháng 10. Nhãn khách hàng là phân loại của khách dùng chung; gắn nhãn hồ sơ không tự đổi nhãn khách hàng.

Ảnh dưới đây chụp từ mock CRM với dữ liệu minh họa. Khung đỏ và số chỉ nơi thao tác; bấm ảnh để mở lớn. Bản CRM mới có thể bố trí bộ lọc và lệnh ở vị trí khác, nhưng giữ các công việc được hướng dẫn bên dưới.

Tìm trước khi tạo nhãn#

1. Tìm tên nhãn hoặc lọc theo trạng thái. Xem số hồ sơ đang mở, tổng hồ sơ và lần gắn gần nhất để hiểu nhãn đang dùng ở đâu.
2. Nếu đã có nhãn đúng ý nghĩa, dùng lại tên đó. Tên mới không được chỉ khác tên đã có về dấu, hoa/thường hoặc khoảng trắng; ví dụ Chống nắng và chong nang được coi là trùng.
3. Nếu chưa có, bấm Tạo nhãn, nhập Tên nhãn, chọn Màu rồi lưu. Dùng tên mô tả nhu cầu hoặc nhóm làm việc, không dùng màu làm dấu hiệu duy nhất.

Tạo, sửa, gộp và lưu trữ danh mục cần quyền quản lý nhãn. Người có quyền sửa hồ sơ có thể được gắn nhãn sẵn có mà không được tạo nhãn mới.

Lọc hồ sơ theo nhãn hoặc lô nhập#

Mở Hồ sơ theo nhãn. Chọn bộ lọc Nhãn để tìm nhóm nhu cầu; chọn Lô nhập để tìm lại danh sách vừa nhập. Có thể kết hợp với tìm kiếm và các bộ lọc người phụ trách, giai đoạn có trên màn hình.

Ví dụ: sau hội chợ, lọc theo lô Hội chợ tháng 10 — ngày 1, kiểm tra hồ sơ chưa có người nhận và gắn thêm Ưu tiên gọi cho nhóm cần xử lý sớm. Nhãn không thay thế việc phân công hoặc lịch liên hệ; vẫn cần người phụ trách và bước tiếp theo.

Kết quả chỉ gồm hồ sơ bạn có quyền xem trong công ty đang chọn. Không thấy một hồ sơ chưa đủ để kết luận hồ sơ đã bị xóa.

Gắn hoặc gỡ nhãn hàng loạt#

1. Lọc danh sách, rồi đánh dấu các dòng cần đổi. Kiểm tra số hồ sơ được chọn; mỗi lần xử lý tối đa 100 hồ sơ.
2. Chọn Nhãn cho hồ sơ đã chọn, rồi bấm Gắn nhãn. Nhãn đang có được giữ nguyên; gắn lại cùng một nhãn không tạo thêm bản sao.
3. Muốn bỏ một nhãn, chọn đúng nhãn rồi bấm Gỡ nhãn. Đọc số hồ sơ trong hộp xác nhận trước khi đồng ý.
4. Xem thông báo kết quả và kiểm tra lại các dòng. Nếu có dòng không xử lý được, đọc lý do thay vì mặc định cả nhóm đều thành công.

Mỗi hồ sơ có tối đa 10 nhãn, tính cả nhãn có sẵn, nhãn từ từng dòng nhập và nhãn cho cả lô. Gỡ nhãn chỉ bỏ liên kết với các hồ sơ được chọn; không xóa nhãn khỏi danh mục và không đổi các nhãn khác.

Gộp hai nhãn cùng ý nghĩa#

Dùng khi danh mục cũ có hai tên cùng nghĩa. Không gộp các nhóm khác nhau chỉ vì muốn bảng ngắn hơn.

1. Mở nhãn nguồn là tên muốn ngừng sử dụng.
2. Ở Gộp vào, chọn nhãn đích muốn giữ, rồi bấm Xem trước gộp.
3. Đối chiếu tên nguồn/đích và phạm vi tác động. Xác nhận khi đã đúng.

Sau gộp, hồ sơ dùng nhãn nguồn được chuyển sang nhãn đích, các quy tắc nhãn của lô được cập nhật và nhãn nguồn được lưu trữ. Nếu hồ sơ đã có nhãn đích thì không tạo liên kết trùng. Cần quyền quản lý nhãn; đây không phải thao tác gộp hai hồ sơ khách hàng.

Lưu trữ nhãn không còn dùng#

Mở nhãn, chọn Lưu trữ rồi xác nhận. Nhãn sẽ không còn nằm trong lựa chọn để gắn mới; phân loại lịch sử trên hồ sơ được giữ lại.

Bộ lọc Không dùng 90 ngày giúp rà danh mục, nhưng không phải lệnh tự động xóa. Xem lần gắn gần nhất và mục đích sử dụng trước khi lưu trữ nhãn theo mùa hoặc chiến dịch chuẩn bị chạy.

Khi thao tác bị từ chối#

Tình huống	Cách xử lý
Không có nút tạo/gộp/lưu trữ	Nhờ quản lý kiểm tra quyền quản lý nhãn; vẫn dùng các thao tác được cấp.
Tên nhãn đã có	Tìm cả tên có dấu/không dấu và nhãn đã lưu trữ; dùng lại nhãn phù hợp hoặc đặt tên có ý nghĩa khác.
Hồ sơ vượt 10 nhãn	Xem lại những nhãn còn cần; gỡ nhãn không phù hợp trước khi thêm.
Có hồ sơ không được sửa	Kiểm tra công ty, người phụ trách và quyền sửa; xử lý riêng những dòng bị từ chối.
Người khác vừa thay đổi dữ liệu	Tải lại và đối chiếu trước khi thử lại.

Đọc thêm Nhập lead theo lô để gắn nhãn ngay khi nhập, hoặc Nhịp làm việc hằng ngày để biến nhóm hồ sơ thành việc cần làm.