Phân quyền và phê duyệt

Phạm vi tài liệu: dựa trên bản mô phỏng KétSuite Ads. Các số liệu, kết nối, AI và hành động trên nền tảng đều là minh họa; tài liệu không xác nhận tính năng đã phát hành.

Vì sao cần ngưỡng duyệt?#

Thay đổi quảng cáo tiêu tiền ngay khi có hiệu lực. Nếu mọi khoản tăng đều chờ chủ doanh nghiệp, đề xuất tốt có thể nằm chờ nhiều ngày và cơ hội đi qua. Nếu ai cũng được tăng ngân sách, một bản nháp phân tích hoặc một khoản tăng lớn có thể chạy thật mà người chịu trách nhiệm dòng tiền không biết.

Ngưỡng duyệt chia quyết định theo mức rủi ro:

• Thay đổi nhỏ, đảo ngược được: người vận hành tự quyết.
• Khoản tăng lớn: người chịu trách nhiệm ngân sách quyết.

Giá trị cần đo là thời gian chờ duyệt ngắn lại mà không phát sinh khoản chi ngoài ý muốn. Việc có thêm một bước bấm nút không phải giá trị đó.

Bốn vai trò trong mock#

Máy chủ của mock kiểm mọi thao tác theo vai trò. Ẩn hoặc khóa nút trên màn hình chỉ giúp người dùng biết trước; đó không phải lớp bảo vệ. Một lệnh bị từ chối không thay đổi dữ liệu và thông báo nêu vai trò làm được việc đó.

Ảnh mock, xem như Chủ tài khoản. Bốn thành viên mẫu; ngưỡng Quản lý 250.000 đồng/ngày là cấu hình fixture, không phải khuyến nghị.

Đọc các vùng đánh số trên ảnh:

1. Người đang xem: mock không có đăng nhập. Dải này cho biết mọi thao tác đang được kiểm theo vai trò nào; Xem như người khác đổi người xem để thử quyền của vai trò khác.
2. Vai trò và mức tự duyệt: mỗi người được tự duyệt tăng ngân sách tới đâu. Chủ tài khoản chọn tên để đổi vai trò.
3. Ngưỡng của người và giới hạn của AI tự động: dòng đầu là quyết định duy nhất phụ thuộc ngưỡng (đề xuất AI và đổi ngân sách chiến dịch). Dòng thứ hai cho biết AI tự động được tự áp dụng tới đâu (r-03, r-02). Các dòng khác do vai trò quyết định.
4. Sửa ngưỡng duyệt: Chủ tài khoản đặt mức tăng tối đa mỗi chiến dịch mà Quản lý được tự duyệt.

Ngưỡng được tính thế nào?#

Ads so mức tăng lớn nhất của một chiến dịch trong cùng thay đổi với ngưỡng, tính theo đồng/ngày:

• Tổng ròng không được tính. Chuyển tiền giữa hai chiến dịch giữ nguyên tổng nhưng vẫn dồn thêm tiền vào chiến dịch nhận. Ngưỡng đo khoản tiền mới đổ vào một chỗ chưa được chứng minh.
• Giảm ngân sách không bị giới hạn, vì giảm ít rủi ro chi vượt hơn. Giảm vẫn có thể làm mất đơn, nên cần đọc kết quả sau đó.
• Chủ tài khoản không giới hạn. Quản lý quảng cáo tự duyệt khi mức tăng nhỏ hơn hoặc bằng ngưỡng. Chuyên viên phân tích và Kế toán không tự duyệt.
• Ngưỡng áp dụng cho cả đề xuất AI lẫn sửa ngân sách chiến dịch bằng tay.
• Ngưỡng nhập từ 0 đến 10.000.000 đồng/ngày, theo bước 50.000 đồng. Đặt 0 thì mọi khoản tăng đều cần Chủ tài khoản.

Ngưỡng không thay các rào chắn khác. Đề xuất AI vẫn phải qua mức đổi tối đa mỗi chiến dịch, trần chi tháng, hàng còn bán và quyền ghi trên nền tảng.

AI tự động có giới hạn riêng#

Ngưỡng ở trên áp cho người duyệt. Khi Chủ tài khoản bật chế độ tự động, AI tự áp dụng thay đổi mà không chờ ai, trong giới hạn của quy tắc an toàn: tác động tới 5 triệu đồng/ngày (r-03), mỗi lần đổi tối đa 20% (r-02). Thay đổi lớn hơn thành đề xuất chờ duyệt theo ngưỡng của vai trò.

Mức của AI (mẫu 5 triệu) có thể cao hơn ngưỡng của Quản lý (mẫu 250.000), vì Chủ tài khoản đã chủ động giao phần việc đó. Để không ai bất ngờ, dòng Bật AI tự động trong ma trận ghi mức này ngay cạnh ngưỡng của người. Nếu r-03 bị tắt, dòng đó báo rõ AI chỉ còn giới hạn 20% mỗi lần. Muốn AI không vượt quyền Quản lý, Chủ tài khoản hạ mức r-03 trong Quy tắc an toàn.

Ca mẫu: đề xuất chuyển 300.000 đồng/ngày#

Đầu vào (fixture): đề xuất chuyển ngân sách giữa hai chiến dịch.

Tổng trước và sau đều là 3.200.000 đồng/ngày.

Phân tích: mức tăng lớn nhất là 300.000 đồng/ngày, lớn hơn ngưỡng 250.000. Quản lý quảng cáo vì vậy không tự duyệt được, dù tổng không đổi. Dòng đầu của Kiểm tra an toàn chuyển đỏ và nút duyệt được thay bằng Gửi Chủ tài khoản duyệt.

Nếu ngưỡng là 300.000, mức tăng bằng ngưỡng nên Quản lý tự duyệt được.

Lựa chọn:

• Giữ ngưỡng và gửi duyệt: Chủ tài khoản xem đúng một quyết định lớn.
• Nâng ngưỡng: Quản lý tự quyết những lần sau, đổi lại khoản tiền đi ra ngoài tầm mắt Chủ tài khoản lớn hơn.

Lưu ý trong fixture: TikTok đang mất quyền, nên đề xuất còn bị chặn bởi một điều kiện khác mà chỉ Chủ tài khoản xử lý được (kết nối lại). Gửi duyệt không gỡ được điều kiện đó.

Chọn ngưỡng theo khoản tiền chấp nhận được giữa hai lần rà soát#

Ví dụ sau dùng giả định, không phải số liệu fixture:

• Quản lý rà kết quả mỗi 7 ngày.
• Mỗi tuần tăng tối đa 3 chiến dịch.
• Kế hoạch tháng 420 triệu đồng.

Giả sử Chủ tài khoản chỉ chấp nhận khoảng 1% kế hoạch, tức 4.200.000 đồng, được tăng mỗi tuần mà không qua mình. Ngưỡng tương ứng là 4.200.000 ÷ (3 × 7) = 200.000 đồng/ngày. Đây là bội số 50.000 nên nhập được.

Kiểm lại: 200.000 × 7 × 3 = 4.200.000.

Mock không giới hạn số lần tăng trong một kỳ. Vì vậy, giả định “tối đa 3 chiến dịch mỗi tuần” là cam kết vận hành của đội, không phải rào chắn của phần mềm.

Chưa nên nới ngưỡng khi:

• Đo lường chưa ổn định: nguồn tín hiệu lỗi, đơn còn chờ đối soát.
• Chiến dịch mới chưa đủ mẫu.
• Hàng tồn thấp.
• Dòng tiền đang căng.

Sau khi đổi ngưỡng, theo dõi:

• Số đề xuất Chờ Chủ tài khoản trong Trung tâm tối ưu AI.
• Các khoản tăng Quản lý tự duyệt, ghi trong Nhật ký thay đổi.

Mock không đo thời gian chờ duyệt. Nếu cần chỉ số này, ghi lại trong công cụ làm việc của đội.

Gửi duyệt khi vượt thẩm quyền#

flowchart TD
 A["Đề xuất AI hoặc đổi ngân sách"] --> B("Vai trò vận hành quảng cáo?"):::kv-decision
 B -->|"Quản lý, Chủ tài khoản"| C("Mức tăng trong thẩm quyền?"):::kv-decision
 B -->|"Chuyên viên, Kế toán"| N("Chuyên viên gửi đề xuất AI?"):::kv-decision
 C -->|Có| D["Tự duyệt; kiểm tra an toàn vẫn áp dụng"]
 C -->|"Không, sửa tay"| E["Bị từ chối: giảm mức tăng hoặc nhờ Chủ tài khoản"]
 C -->|"Không, đề xuất AI"| R["Gửi người có thẩm quyền"]
 N -->|Có| R
 N -->|Không| X["Bị từ chối, kèm vai trò làm được"]
 R --> F["Cột Người duyệt: Chờ Quản lý hoặc Chờ Chủ tài khoản"]
 F --> G["Người có thẩm quyền duyệt hoặc bỏ qua"]
 class D kv-positive
 class R,F kv-warning
 class E,X kv-danger

Chuyên viên phân tích gửi cho Quản lý khi mức tăng nằm trong ngưỡng, và cho Chủ tài khoản khi vượt ngưỡng. Chỉ đề xuất AI có nút gửi duyệt. Sửa ngân sách bằng tay mà vượt thẩm quyền thì bị từ chối kèm lý do.

Ảnh mock, xem như Trần Quốc Bảo · Quản lý quảng cáo. Đề xuất cũng đang bị chặn vì TikTok mất quyền, việc mà chỉ Chủ tài khoản kết nối lại được.

Đọc các vùng đánh số trên ảnh:

1. Cần người có thẩm quyền: thông báo nói ai phải duyệt và đề xuất sẽ được đánh dấu ở đâu.
2. Kiểm tra quyền duyệt: dòng đầu của Kiểm tra an toàn nêu mức tăng, ngưỡng và vai trò cần duyệt.
3. Gửi Chủ tài khoản duyệt: nút này thay cho nút duyệt. Gửi xong, cột Người duyệt trong Trung tâm tối ưu AI hiện Chờ Chủ tài khoản.

Các bước:

1. Mở đề xuất, đọc dòng đầu của Kiểm tra an toàn trước các điều kiện còn lại.
2. Chọn Gửi … duyệt. Thông báo “Đã gửi yêu cầu duyệt” cho biết đã báo ai qua KétChat và email; Nhật ký thay đổi ghi người gửi và người được báo. Trong mock, việc báo chỉ được ghi lại, không gửi tin thật. Gửi lần hai không tạo yêu cầu trùng.
3. Người có thẩm quyền thấy mục N đề xuất được gửi cho bạn duyệt trong Việc cần xử lý ở Tổng quan, kèm tên người gửi và giờ gửi, rồi mở đề xuất đang chờ. Hộp thoại cho biết ai gửi và gửi lúc nào; họ đọc căn cứ, kiểm tra an toàn rồi duyệt hoặc bỏ qua như mọi đề xuất khác.

Nếu bạn đã đủ thẩm quyền, mock từ chối gửi với thông báo “Bạn có thể tự duyệt đề xuất này.” Mục đích là tránh chuyển quyết định lên trên chỉ vì ngại chịu trách nhiệm.

Quản lý thành viên#

• Đổi vai trò: chọn tên trong bảng Thành viên, chọn vai trò rồi Lưu vai trò. Thay đổi có hiệu lực ngay, được ghi nhật ký và hoàn tác được. Không hạ được Chủ tài khoản cuối cùng: giao vai trò Chủ tài khoản cho người khác trước.
• Mời thành viên: nhập họ tên, email và vai trò. Người được mời ở trạng thái Đã mời và chưa chọn được trong Xem như cho tới khi hoạt động.
• Sửa ngưỡng duyệt: nhập mức tăng tối đa mỗi chiến dịch. Thay đổi được ghi nhật ký và hoàn tác được.
• Hoàn tác: chỉ Chủ tài khoản hoàn tác thay đổi về thành viên và ngưỡng. Hoàn tác bị từ chối nếu sẽ để workspace không còn Chủ tài khoản, hoặc đã có thay đổi mới hơn trên cùng đối tượng. Các thay đổi khác cũng chỉ người có vai trò tạo được thay đổi đó mới hoàn tác được; ví dụ Kế toán không hoàn tác thay đổi ngân sách.

Lỗi thường gặp và cách xử lý#

Giới hạn của bản mô phỏng#

• Không có đăng nhập. Xem như thay cho tài khoản đăng nhập để thử quyền; ứng dụng thật lấy vai trò từ người đăng nhập.
• Lời mời không gửi email, và chưa có bước người được mời chấp nhận.
• Thông báo gửi duyệt chỉ được ghi lại. Mock ghi đã báo ai qua KétChat và email, và hiện yêu cầu trong Việc cần xử lý, nhưng không gửi tin thật. Mock không có hạn chờ, không ghi lý do từ chối và không có chuỗi phê duyệt nhiều bậc.
• Một ngưỡng chung cho mọi Quản lý và mọi chiến dịch; không giới hạn số lần tăng trong kỳ.
• Bốn vai trò cố định; chưa tạo được vai trò tùy chỉnh.

Bước tiếp: đọc tối ưu AI có kiểm soát để duyệt đề xuất, chiến dịch và ngân sách để quyết định mức tăng, và xử lý sự cố khi thao tác bị từ chối.