Hướng dẫn gửi yêu cầu xóa tài khoản KétSuite, gỡ liên kết Google hoặc Apple, xử lý dữ liệu trong tenant và theo dõi những thông tin cần giữ lại.
1. Chọn đúng yêu cầu
Xóa tài khoản cá nhân: yêu cầu đóng tài khoản và xử lý thông tin định danh, hồ sơ, liên kết đăng nhập liên quan. Một số dấu vết nghiệp vụ do tài khoản tạo ra có thể cần giữ trong dữ liệu của doanh nghiệp.
Xóa dữ liệu trong tổ chức: yêu cầu liên quan đến hồ sơ khách hàng, nhân sự, chứng từ, tệp hoặc toàn bộ tenant. Người yêu cầu cần có thẩm quyền phù hợp; một thành viên không tự quyết định xóa dữ liệu của cả doanh nghiệp hoặc của người khác.
Gỡ liên kết Google/Apple: dừng dùng một phương thức đăng nhập. Thao tác này không tự xóa tài khoản KétSuite, không xóa dữ liệu tenant và không hủy thuê bao.
Hủy dịch vụ/gia hạn: là yêu cầu về hợp đồng hoặc giao dịch, cần được xử lý riêng theo điều khoản sử dụng. Gỡ ứng dụng hoặc ngừng đăng nhập không thay thế yêu cầu này.
2. Gửi yêu cầu bằng email
Gửi đến hello@ketviet.vn với tiêu đề “Yêu cầu xóa tài khoản hoặc dữ liệu KétSuite”. Bạn có thể gửi yêu cầu kể cả khi không còn đăng nhập được.
Nội dung nên có:
- Email hoặc tên đăng nhập của tài khoản; với Apple, có thể dùng địa chỉ chuyển tiếp đang gắn với tài khoản.
- Tên tổ chức/tenant liên quan và vai trò của bạn trong tổ chức.
- Phạm vi muốn xử lý: tài khoản cá nhân, liên kết đăng nhập hay dữ liệu cụ thể.
- Địa chỉ liên hệ có thể phản hồi và thông tin cần thiết để tìm đúng yêu cầu trước đó, nếu có.
Không gửi mật khẩu, mã OTP, khóa bí mật, cookie, số thẻ đầy đủ hoặc toàn bộ cơ sở dữ liệu. Chưa cần gửi giấy tờ định danh trong email đầu tiên. Nếu cần xác minh bổ sung, chúng tôi sẽ giải thích thông tin tối thiểu cần dùng và cách cung cấp phù hợp.
3. Xác minh và giải quyết
Sau khi tiếp nhận, chúng tôi xác định tài khoản, phạm vi dữ liệu, người có thẩm quyền và nghĩa vụ liên quan. Với dữ liệu do doanh nghiệp quản lý, chúng tôi phối hợp với quản trị viên hoặc đại diện của doanh nghiệp trước khi thực hiện.
Bạn được phản hồi về bước tiếp theo, phạm vi có thể xử lý, thời gian dự kiến và lý do nếu có phần chưa thể thực hiện. Việc xử lý tuân theo thời hạn pháp luật áp dụng và thỏa thuận dịch vụ; không coi gửi email là xác nhận toàn bộ dữ liệu đã bị xóa ngay lập tức.
Nếu không còn truy cập email cũ, hãy nêu rõ điều đó. Chúng tôi xem xét cách xác minh thay thế phù hợp; không chỉ dựa vào email mới hoặc việc biết tên tổ chức để giao quyền kiểm soát tài khoản.
4. Chuẩn bị trước khi xóa
Nếu bạn quản trị tổ chức, hãy bàn giao người quản trị thay thế, rà soát tích hợp và dữ liệu cần xuất trước khi yêu cầu đóng tài khoản. Chỉ xuất dữ liệu mà bạn có quyền nhận; thống nhất phương thức bàn giao với người có thẩm quyền.
Nếu Google/Apple là cách đăng nhập duy nhất, hãy thiết lập hoặc xác nhận phương thức truy cập thay thế trước khi gỡ liên kết, hoặc nêu rõ bạn muốn đóng tài khoản. Việc thu hồi quyền có thể làm bạn không đăng nhập lại được bằng phương thức đó.
Bạn có thể quản lý kết nối tại tài khoản Google hoặc tài khoản Apple, trong mục liên quan đến Đăng nhập bằng Apple. Thu hồi ở nhà cung cấp giúp dừng quyền của kết nối đó; để xử lý dữ liệu đã lưu ở KétSuite, vẫn cần yêu cầu theo quy trình trên.
5. Dữ liệu được xóa và dữ liệu cần giữ
Tùy kết quả xác minh, chúng tôi xử lý thông tin tài khoản và dữ liệu thuộc phạm vi hợp lệ của yêu cầu bằng cách xóa hoặc ẩn danh phù hợp. Không tự xóa chứng từ doanh nghiệp, quyền của người dùng khác hoặc thông tin thuộc phạm vi của một tổ chức khác.
Một phần thông tin có thể cần giữ để thực hiện nghĩa vụ lưu chứng từ, phòng chống gian lận, xử lý sự cố, giải quyết tranh chấp hoặc đáp ứng yêu cầu hợp lệ của cơ quan có thẩm quyền. Khi áp dụng ngoại lệ, chúng tôi giải thích loại dữ liệu, lý do và thời hạn hoặc tiêu chí xác định thời hạn giữ lại; quyền truy cập được giới hạn theo mục đích đó.
Bản sao lưu có chu kỳ lưu giữ riêng nên có thể chưa bị xóa đồng thời với dữ liệu hoạt động. Nếu phục hồi bản sao lưu, yêu cầu xóa đã được xác nhận cần tiếp tục được áp dụng cho dữ liệu khôi phục. Chúng tôi thông báo giới hạn liên quan khi trả lời yêu cầu.
6. Kết quả và trao đổi tiếp
Khi hoàn tất, chúng tôi phản hồi về phạm vi đã xử lý và các phần được giữ lại nếu có. Nếu yêu cầu bị từ chối một phần hoặc chưa thể xác minh, bạn có thể bổ sung thông tin hoặc đề nghị xem xét lại qua cùng đầu mối liên hệ. Các quyền khiếu nại theo pháp luật vẫn được bảo lưu.
Trang này mô tả kênh yêu cầu hỗ trợ, không khẳng định mọi phiên bản ứng dụng đã có nút tự xóa tài khoản. Chính sách tổng quát về quyền, mục đích và thời gian lưu nằm tại Quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu.